Las recaudaciones, la delincuencia y, en algunos casos, los desalojos, son la peor parte de la gestión de los bienes. Pero son, desafortunadamente, parte de la administración de la propiedad. No se puede escapar de ellas completamente, así que hay que averiguar cómo administrarlas. Y lo primero que hay que hacer es construir sistemas y hacer políticas. Con todo lo que hay en la administración de propiedades, así como en la inversión inmobiliaria y en los negocios en general, se trata de sistemas. Con cosas cargadas de emoción como las colecciones, la delincuencia y los desalojos, es aún más importante.

Por un lado, si escuchas cada triste historia que escuchas de un inquilino y luego empiezas a hacer excepciones, te volverás loco. El cansancio de las decisiones es algo real y te agotará a corto plazo y te quemará a largo plazo. Si tienes un sistema y políticas en las que apoyarte, te será mucho más fácil decir "no". Y mejor aún, no te sentirás como el malo por hacer tanto. (Para más información, vea mi artículo sobre la resolución de disputas de inquilinos.)

Sin un sistema, vas a ceder más a menudo de lo que lo harías de otra manera. No sólo te costará dinero, sino que recompensará el mal comportamiento. Y si recompensas el mal comportamiento, obtendrás más de él.

Peor aún, no estás siendo justo con tus buenos inquilinos. Los inquilinos que siguen el contrato de arrendamiento, pagan a tiempo, no se quejan, y no dañan la unidad no obtendrán ningún descanso de usted porque no le molestaron para pedir tales descansos. Mientras que los malos inquilinos tratarán de tomar una milla por cada centímetro que les des. Y a menudo lo conseguirán si no tienes un sistema en su lugar.

Los malos inquilinos constituyen un porcentaje muy pequeño de todos los inquilinos, pero es como el principio de Pareto; el 20% de tus inquilinos causará el 80% de tus molestias. Y luego se compone de sí mismo; el 4% de tus inquilinos causará el 64% de tus molestias y así sucesivamente.

¡Necesitas sistemas para lidiar con eso!

Nuestro sistema es un programa que va así:

• Primero: El alquiler está vencido.
• Segundo: El alquiler está atrasado (pero no hay cargos por atraso).
• 12:01 a.m. del día 5: Se aplica un recargo por retraso.
• El 12: Envíen por correo y coloquen avisos de 72 horas en su puerta (los estados tienen diferentes leyes sobre cuánto tiempo de aviso se requiere).
• El día 15: Presentar el desalojo en la corte (y cobrar una tarifa de desalojo a la cuenta del inquilino)

También ofrecemos un plan de pago por cada período de 12 meses. Ofrecer dos tiene sentido, pero ofrecer uno cada mes es probablemente demasiado.

Por supuesto, su plan de pago no tiene por qué ser exactamente igual a este, pero debe ser consistente y planificado con antelación. Y por supuesto, no hace falta decir que debe contactar con un abogado para asegurarse de que cumple con las leyes locales.

La comunicación es crítica
La mayoría de las veces, puedes obtener una mejor solución comunicándote con el inquilino que simplemente adelantarte a tu horario. Si no hay nada más, podría ser un acuerdo de "efectivo por llaves" en lugar de un desalojo. (El efectivo por llaves es cuando el propietario paga al inquilino algo de dinero, normalmente de 50 a 200 dólares, para que abandone la propiedad en una fecha determinada sin causar daños a cambio de no presentar un desalojo o dejar un desalojo que está en proceso).

Algunos propietarios envían un correo electrónico recordatorio de que se debe pagar el alquiler. Usted puede decidir si es necesario, pero definitivamente debe comunicarse con los inquilinos si el alquiler se atrasa y nuevamente cuando se publica un aviso de 72 horas. Es muy difícil para un inquilino pagar el costo del desalojo y la multa por retraso y el alquiler, especialmente cuando el alquiler del próximo mes está a sólo 15 días de distancia. ¡Así que es importante no dejar que llegue tan lejos si es posible!

Lo único que puedes hacer como administrador de la propiedad es asegurarte de comunicarte. Recomiendo hacerlo al menos de dos maneras: una llamada telefónica y un formulario escrito. Muchos inquilinos están comprensiblemente avergonzados por ser delincuentes. Algunos de ellos están mucho más dispuestos a comunicarse por texto o correo electrónico que por teléfono o en persona. Así que asegúrese de comunicarse con ellos al menos de una manera escrita, así como una llamada telefónica.

Y si responden al teléfono, sean diplomáticos y comprensivos. Esto no se trata de castigar a nadie. Sólo apéguense a sus políticas y traten de encontrar la mejor solución disponible.

Establecer expectativas por adelantado
Documento de contrato de arrendamiento con llaves y bolígrafo

Una de las cosas más importantes que puedes hacer para facilitar las colecciones es establecer las expectativas adecuadas con antelación. Nunca jamás prometas algo que no puedas dar sólo para conseguir una propiedad arrendada. Volverá para morderte.

Lo mismo ocurre con un inquilino que pide una solicitud de mantenimiento o que se retrasa en el alquiler. Sé sincero y honesto. Si sus inquilinos tienen una expectativa injustificada (que a menudo es culpa del administrador de la propiedad por no explicar las cosas lo suficientemente bien), esa expectativa injustificada se convertirá en resentimiento muy pronto.

Sentamos a nuestros residentes durante una hora para explicarles cada rincón del contrato de arrendamiento antes de firmarlo. Repasamos todas las expectativas y exactamente qué pasará si se retrasan en el alquiler. Esto puede ser incómodo ya que nadie quiere hablar de la delincuencia y la posibilidad de desalojo en la firma de un contrato de arrendamiento. Pero es fundamental establecer las expectativas adecuadas con antelación, por el bien de ambos.

Excepciones
Siempre que sea posible, incluya las posibles excepciones en su política y hágalas públicas (por ejemplo, planes de pago). Rara vez ofrecemos otras excepciones aparte de esa.

Cuando lo hacemos, normalmente tiene que ver con algo que ocurrió en general y no sólo a ese inquilino. Por ejemplo, hemos hecho varias excepciones durante la pandemia de coronavirus. Perdonamos las multas por retraso en abril y mayo y ofrecimos un plan de pago extra para cualquier inquilino que pudiera probar que perdió su trabajo o sus horas de trabajo debido al virus o al encierro. Incluso reestructuramos algunos contratos de alquiler.

Tales situaciones deberían ser inusuales. No haga excepciones a voluntad. De hecho, hacer excepciones para algunos pero no para otros que tienen situaciones relativamente similares podría incluso ser visto como una violación de la Vivienda Justa.

Fuente: BiggerPockets

Blog de Pagina Web: https://www.biggerpockets.com/blog/manage-collections-delinquency-landlord

Escrito por Andrew Syrios

Foto de Matthias Zomer en Pexels